Regain de sécurité pour la protection des documents papiers dans les bureaux parisiens

A l’heure où l’on assiste à une diffusion rapide des évolutions technologiques, même au sein des entreprises, on parle souvent de sécurité de l’information et de dématérialisation, mais on oublie souvent que même les documents papier dont on dispose ou ceux qui sont imprimés contiennent des informations cruciales pour l’entreprise et des données confidentielles à protéger.

L’élimination ou la distribution incorrecte de documents physiques ou papier contenant des informations confidentielles pourrait causer à l’entreprise des dommages importants et des conséquences graves.

Par conséquent, les politiques de l’entreprise visant à assurer la sécurité des données et des documents numériques devraient être complétées par des règles à suivre même pour tout ce qui n’est pas stocké ou transmis par des moyens électroniques, c’est-à-dire pour la protection et la sauvegarde des documents papier.

Une démarche qui semble banale mais qui, selon une étude récemment publiée par Quocirca, ne semble pas être faite par les entreprises, avec 63% des répondants qui révèlent avoir subi une ou plusieurs violations de données liées à l’impression de documents et seulement 22% qui disent avoir mis en place des solutions pour protéger la version papier des documents.

Imprimantes multifonctions

L’impression de documents en particulier, à travers les imprimantes multifonctions (ou MFP) de plus en plus populaires, représenterait le principal risque du point de vue des données confidentielles (qui pourraient être exposées, endommagées ou perdues), mais aussi du point de vue de l’image et de la réputation des entreprises et de la relation de confiance établie avec leurs partenaires et clients.

Le scénario classique d’utilisation des multifonctions est que les imprimantes sont placées dans des lieux publics facilement accessibles aux autres travailleurs de l’entreprise, ou pire, aux clients, aux fournisseurs ou même aux visiteurs.

Une attention maximale doit être accordée à ces situations, compte tenu également des amendes élevées auxquelles nous sommes confrontés en cas de violation des données personnelles, nous parlons de dizaines de milliers d’euros.

Protection des documents papier

Mais que peut-on faire pour protéger les documents papier ? Par exemple, lorsqu’il s’agit de protéger les données et les informations lors de l’impression, des stratégies peuvent être utilisées pour permettre aux seules personnes autorisées d’accéder aux impressions, en utilisant des solutions « pull printing » économiques et efficaces avec code PIN ou carte à puce.

Il existe plusieurs solutions logicielles sur le marché qui vous permettent de gérer des imprimantes partagées, par exemple Nuance Equitrac vous permet de contrôler l’accès aux imprimantes à l’aide de cartes magnétiques qui seront attribuées à chaque employé.

Egalement, quand les documents papiers ne sont plus utiles, il convient de les détruire avec un appareil approprié.

La plupart des bureaux Parisiens ont donc décidé de faire plus attention à la gestion de leurs documents pour éviter toutes fuites d’informations.